Termo de Referência
Documento da fase preparatória que descreve o objeto da contratação, justificativa, requisitos e condições para aquisições de bens e serviços.
O Termo de Referência é o documento elaborado na fase preparatória da licitação que contém a descrição detalhada do objeto a ser contratado, os requisitos da contratação, os critérios de aceitação, as obrigações das partes e as demais condições necessárias para a execução do contrato. Na Lei nº 14.133/2021, o Termo de Referência é definido no artigo 6º, inciso XXIII, como documento obrigatório para contratações de bens e serviços, incluindo os de engenharia não referentes a obras, sendo o elemento base para a elaboração do edital e seus anexos.
A elaboração do Termo de Referência segue uma sequência lógica de planejamento que se inicia com o Documento de Formalização da Demanda (DFD) e passa pelo Estudo Técnico Preliminar (ETP). O Termo de Referência consolida as informações produzidas nessas etapas anteriores e as traduz em especificações técnicas, quantitativos, cronogramas, critérios de medição e pagamento, obrigações contratuais e demais condições necessárias à contratação. A qualidade do Termo de Referência é determinante para o sucesso do processo licitatório e da execução contratual.
Conforme a Lei nº 14.133/2021, o Termo de Referência deve conter, no mínimo: a definição do objeto, incluindo sua natureza, quantidade, prazo do contrato e, quando couber, a possibilidade de prorrogação; a fundamentação da contratação, com referência ao ETP; a descrição da solução como um todo; os requisitos da contratação; o modelo de execução e de gestão do contrato; os critérios de medição e pagamento; a forma de seleção do fornecedor; as estimativas de preço; e a adequação orçamentária.
O Termo de Referência deve ser elaborado por servidor ou comissão de servidores com conhecimento técnico sobre o objeto da contratação. A responsabilidade pela adequação e completude do documento é do setor requisitante, com apoio das áreas técnica e de planejamento. A insuficiência ou imprecisão do Termo de Referência é uma das principais causas de problemas em licitações e contratos, podendo resultar em propostas inadequadas, necessidade de aditivos contratuais e, em casos graves, em anulação do certame.
O TCU tem reiteradamente apontado que a deficiência na elaboração do Termo de Referência compromete a competitividade do certame e a economicidade da contratação. Recomendações frequentes incluem a descrição precisa e não restritiva do objeto, a utilização de critérios objetivos de mensuração e aceitação, a vedação de especificações que direcionem a contratação para fornecedor específico e a previsão de mecanismos adequados de fiscalização. A responsabilidade pela elaboração do Termo de Referência não pode ser transferida ao próprio contratado ou a terceiros interessados na contratação.